Mit wem darf ich Sie verbinden?

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Telefonzentrale und jemand ruft an und verlangt den zuständigen Ansprechpartner für Zollabfertigungen. Sie haben zwar ein Telefonbuch mit den alphabetischen Namen aller Beschäftigten. Es gibt auch eine Abteilung "Customs Issues EMEA". Aber wer ist für Zollabfertigungen zuständig?

Diese und ähnliche Situationen hat jeder schon als Anrufer erlebt. Die Telefonzentrale ist schlecht informiert und vermittelt wahllos an Kollegen weiter oder verspricht einen baldigen Rückruf. Das nervt schnell. Nicht nur die Anrufer, sondern auch die Kollegen.

So fällt der erste Eindruck des Anrufers ernüchternd aus. Er verliert kostbare Zeit und das Unternehmen verliert einen potenziellen guten Kunden. Kundenorientiertes Handeln im Team geht auch anders.

Wie geht es besser?

Um nicht den Überblick in der Telefonzentrale zu verlieren, nutzen Sie bei TELiAS die Mitarbeiterliste. Für Personen und Abteilungen richten Sie Mitarbeiter-Sekretariate ein. So erhalten alle Ansprechpartner eine Position und eine Zuständigkeit.

Nun vermittelt die TELiAS-Sekretärin Ihre Anrufer zielgenau. Anhand der Zuständigkeit dauert das Finden einer richtigen Kontaktperson für das Anliegen nur Augenblicke. Unabhängig davon, wie viele Anrufe und wie viele Ansprechpartner es gibt.

Die Zuständigkeit erklärt sich für unsere Sekretäre über einzelne Stichwörter. Die Stichwörte konkretisieren die Zuständigkeit einer Person oder Abteilung. Es können beliebig viele Stichwörter im Servicepoint hinterlegt werden.

Nehmen Sie unbedingt die Sicht des Anrufers ein! Wählen Sie Stichwörter in der Sprache und mit den Worten des Anrufers.

Typische Fragen hierbei sind:

• Wonach fragt der Anrufer?
• Wie können die Sekretäre den richtigen Ansprechpartner finden?

Gute Stichwörter machen gezieltes Verbinden einfach

Stichwörter sollten konkret sein und nach Möglichkeit nur einer Person zugeordnet werden. Interne Bezeichnungen, die der Anrufer nicht kennt, sind ungeeignet. Denken Sie nur an unser Beispiel von vorhin: Niemand wird nach einer Ansprechpartnerin in der "Customs Issues EMEA" fragen. "Geben Sie mir bitte jemanden aus der Zollabfertigung für Europa", ist da schon wahrscheinlicher.

Anrufer, die sich auf eine offene Stelle bewerben möchten, können zum Beispiel über die Stichworte „Bewerbung“; „offene Stelle“; „Stellenanzeige“; „Anzeige“; „StepStone“ der verantwortlichen Person in der Personalabteilung zugeordnet werden.

Mit klaren Zuständigkeiten über Stichwörter wird die Anrufbearbeitung wirtschaftlicher. Denn die Bearbeitungsdauer der Anrufe reduziert sich. Anrufer werden zügig vermittelt und Ihr Team erhält nur Anrufer die relevant sind🚀

Haben Sie Fragen oder benötigen Hilfe zu unserem Service? Unsere Kundenberatung freut sich über Ihren Kontakt.

Sie wollen auch konzentriert arbeiten und das volle Potenzial Ihres Unternehmens entfalten?

Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihnen TELiAS dabei helfen kann, flexibel zu arbeiten und trotzdem keinen Anruf mehr zu verlieren. In einem kostenlosen Beratungsgespräch erzählen wir Ihnen gerne mehr. Einfach einen Termin für ein Gespräch buchen und unser Startangebot erhalten.

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