Qualität im Telefonsekretariat ist Teamarbeit
Nach jedem Anruf, den wir für Sie entgegennehmen, erhalten Sie eine Gesprächsnotiz. Sie erfahren, wer angerufen hat, worum es ging und was als Nächstes zu tun ist.
Aber passt die Notiz auch zu Ihren Anforderungen? Wurden alle wichtigen Informationen erfasst? Und haben wir das Gespräch so geführt, wie Sie es sich für Ihr Unternehmen wünschen?
Das können Sie uns mit einer kurzen Bewertung mitteilen. Ihre Rückmeldung ergänzt unsere interne Qualitätssicherung und hilft uns, Ihren Telefonservice kontinuierlich weiterzuentwickeln.
So bewerten Sie Ihre Gesprächsnotizen
Sie können Ihre Gesprächsnotizen direkt über den Bewertungslink in der E Mail, im TELiAS Servicepoint oder in der TELiAS App bewerten.
Die Bewertung bezieht sich immer auf den jeweiligen Anruf und die dazugehörige Gesprächsnotiz. Dadurch können wir Ihre Rückmeldung eindeutig zuordnen und gezielt auswerten.
Das dauert nur wenige Augenblicke. Sie müssen keine zusätzliche Nachricht schreiben und auch nicht bei uns anrufen.
Warum Ihre Bewertung für uns wichtig ist
Unsere Mitarbeitenden bearbeiten täglich Anrufe aus unterschiedlichen Unternehmen, Branchen und Gesprächssituationen. Dabei orientieren sie sich an Ihren individuellen Vorgaben und halten die für Sie wichtigen Informationen fest.
Ihre Anforderungen können sich mit der Zeit verändern. Vielleicht wünschen Sie sich künftig eine andere Formulierung, zusätzliche Angaben oder eine genauere Einordnung bestimmter Anliegen.
Ihre Bewertung zeigt uns unmittelbar, was bei der Anrufbearbeitung bereits gut funktioniert und wo wir noch genauer auf Ihre Wünsche eingehen können.
Was passiert mit Ihrer Rückmeldung?
Ihre Bewertung wird an unsere Kundenberatung übermittelt und dort persönlich geprüft. Sie verschwindet nicht einfach in einer Statistik, sondern wird dem konkreten Anruf zugeordnet und ausgewertet.
Positives Feedback wird weitergegeben
Auch eine positive Bewertung ist für uns wertvoll. Sie zeigt uns, welche Gesprächsführung und welche Art der Dokumentation besonders gut zu Ihren Anforderungen passen.
Ihr Lob geben wir an die Person weiter, die den Anruf bearbeitet hat. So erfährt unser Team nicht nur, wo etwas verbessert werden kann, sondern auch, was bereits besonders gut funktioniert.
Hinweise und Reklamationen werden geprüft
Wenn eine Gesprächsnotiz nicht Ihren Erwartungen entspricht, prüft unsere Kundenberatung den Vorgang. Wir schauen uns an, was passiert ist, welche Vorgaben für die Anrufbearbeitung hinterlegt sind und wo eine Anpassung erforderlich ist.
Bei einer Reklamation setzt sich unsere Kundenberatung mit Ihnen in Verbindung. Wir hören zu, klären den Fall und besprechen mit Ihnen, was künftig anders laufen soll.
Die gewonnenen Erkenntnisse nutzen wir für unsere Qualitätssicherung, für die Anpassung Ihrer Vorgaben und bei Bedarf für ein gezieltes Coaching.
So geben Sie hilfreiches Feedback
Sie müssen keine ausführliche Bewertung schreiben. Häufig reicht ein kurzer und konkreter Hinweis.
„Die Notiz war vollständig und gut verständlich.“
„Bitte künftig zusätzlich nach der Rückrufnummer fragen.“
„Das Anliegen wurde richtig erfasst, die zuständige Person war aber nicht korrekt.“
„Die Formulierung passt sehr gut zu unserem Unternehmen.“
„Bei dieser Art von Anfrage bitte direkt an unser Serviceteam verweisen.“
Je konkreter Ihre Rückmeldung ist, desto besser können wir nachvollziehen, was Ihnen wichtig ist.
Auch wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit gelaufen ist, freuen wir uns über eine Bewertung. Positives Feedback hilft uns, bewährte Vorgehensweisen zu erkennen und beizubehalten.
Kundenfeedback und interne Qualitätssicherung gehören zusammen
Die Bewertung einer Gesprächsnotiz ersetzt nicht unsere interne Qualitätssicherung. Sie ergänzt sie um Ihre persönliche Wahrnehmung als Kunde.
Unsere internen Prüfungen zeigen uns, ob vereinbarte Abläufe und Qualitätsstandards eingehalten wurden. Ihre Bewertung zeigt uns zusätzlich, ob das Ergebnis im konkreten Fall zu Ihren Erwartungen und zu Ihrem Unternehmen passt.
Erst dieses Zusammenspiel ermöglicht es uns, Ihren Telefonservice dauerhaft weiterzuentwickeln.
Häufige Fragen zur Bewertung von Gesprächsnotizen
Wo kann ich meine Gesprächsnotizen bewerten?
Sie können eine Gesprächsnotiz direkt über den Bewertungslink in der E Mail, im TELiAS Servicepoint oder in der TELiAS App bewerten.
Bezieht sich die Bewertung auf einen bestimmten Anruf?
Ja. Jede Bewertung wird der jeweiligen Gesprächsnotiz und damit dem konkreten Anruf zugeordnet. So können wir Ihre Rückmeldung gezielt prüfen.
Kann ich auch eine positive Bewertung abgeben?
Ja, ausdrücklich. Positive Bewertungen zeigen uns, was besonders gut funktioniert und welche Vorgehensweisen wir beibehalten sollten.
Was passiert bei einer Reklamation?
Unsere Kundenberatung prüft den Vorgang und setzt sich mit Ihnen in Verbindung. Gemeinsam klären wir, was nicht gepasst hat und was künftig anders umgesetzt werden soll.
Können nur TELiAS Kunden Gesprächsnotizen bewerten?
Ja. Die Bewertungsfunktion steht unseren Kunden über die jeweilige Gesprächsnotiz, den Servicepoint und die TELiAS App zur Verfügung.
Sie kennen das TELiAS Telefon-Sekretariat noch nicht?
Mit dem TELiAS Telefonsekretariat bleiben Sie persönlich erreichbar, auch wenn Sie selbst gerade nicht ans Telefon gehen können. Unsere Mitarbeitenden nehmen Anrufe in Ihrem Unternehmensnamen entgegen, bearbeiten diese nach Ihren Vorgaben und übermitteln Ihnen die relevanten Informationen als Gesprächsnotiz.
Testen Sie unseren Telefonservice 14 Tage kostenlos und machen Sie sich selbst ein Bild.
