Der Meldetext: Ihr akustischer Opener für jedes eingehende Telefonat

Die Rufumleitung ist aktiv, Ihre Verfügbarkeit über das TELiAS Telefonsekretariat ist sichergestellt – jetzt liegt es an den Details, wie Ihr Unternehmen am Telefon wahrgenommen wird. Ein entscheidender Faktor ist dabei der Meldetext, den Ihre Anrufer zuerst hören. Denn: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Der Meldetext – Ihre akustische Visitenkarte

Der Meldetext ist mehr als nur eine Begrüßung. Er ist Ihre akustische Visitenkarte. Der Meldetext ist Ihr akustischer Opener für jedes eingehende Telefonat. Er vermittelt sofort, wie professionell und kundenorientiert Ihr Unternehmen auftritt. Gerade wenn der erste Kontakt über das Telefon erfolgt, erwarten Anrufer eine klare, freundliche und kompetente Ansprache. Deshalb lohnt es sich, diesem kurzen Text besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Ob klassisch mit „Guten Tag“ oder etwas lockerer mit „Hallo“, der Einstieg sollte zur Tonalität Ihres Unternehmens passen. Wichtig ist, dass Ihr Firmenname korrekt und deutlich genannt wird. Ist er fremdsprachig oder ungewöhnlich, kann eine Lautschrift als Notiz im Kundenaccount hilfreich sein. So stellen Sie sicher, dass der Anrufer Sie eindeutig zuordnen kann.

Am Ende des Meldetextes empfiehlt sich eine einladende Frage wie: „Wie kann ich Ihnen helfen?“ oder „Was kann ich für Sie tun?“ – das signalisiert Offenheit und Servicebereitschaft. Diese scheinbar kleinen Formulierungen beeinflussen maßgeblich das Gesprächsklima und die Zufriedenheit des Anrufers.

Auch Ihre Verfügbarkeit lässt sich durch individuelle Einstellungen im TELiAS Kundenaccount gezielt steuern. Jeder Hinweis zur gewünschten Gesprächsführung wirkt sich direkt auf das Erlebnis des Anrufers und die Qualität der Gesprächsnotiz aus.

Fazit: Ein durchdachter, klar formulierter Meldetext trägt entscheidend dazu bei, dass sich Anrufer gut aufgehoben fühlen – und das bereits in den ersten Sekunden des Kontakts.