Januar 2020

Nutzen Sie Ihr TELiAS Telefon-Sekretariat smart und effektiv

Die Rufumleitung ist geschaltet und die Erreichbarkeit durch Ihr TELiAS Telefonsekretariat gewährleistet. Sie können sich konzentriert und ungestört den bevorstehenden Aufgaben und Terminen widmen, ohne einen wichtigen Kunden oder ein eiliges Anliegen zu verpassen. Damit dieser Idealfall für Sie zum Dauerzustand wird, legen wir in den nächsten Wochen und Monaten mit diesem Blog unser Augenmerk auf Ihr Telefonsekretariat. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es auf Ihre Bedürfnisse einrichten. Im Fokus steht hier Ihr Kunde, der nicht nur herzlich empfangen wird, sondern schon beim ersten Kontakt einen professionellen Eindruck Ihres Unternehmens erhält.

Egal ob Meldetext, Verfügbarkeit oder individuelle Anweisungen. Alle Dinge, die Sie in Ihrem Kundenaccount einstellen können, haben Auswirkungen auf das Erleben des Anrufers, den Gesprächsablauf und schließlich auf die fertige Gesprächsnotiz. Hier können Sie Ihre Anforderungen so formulieren, dass unsere Telefonsekretärinnen Ihren Anrufern und damit Ihnen den bestmöglichen Service bieten können. Schon kleine Änderungen können sich positiv auswirken. Heute beginnen wir diese Reihe mit dem Meldetext:

Der Meldetext – Ihre akustische Visitenkarte

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck und auch Kommunikation beginnt mit eben diesem ersten Eindruck – und dieser ist bleibend. Die Natur hat uns darauf konditioniert direkt zu entscheiden, ob etwas gut oder schlecht, positiv oder negativ ist. So ist Ihr Telefonsekretariat nicht nur ein Hilfsmittel und Unterstützung, sondern meist auch der erste Kontakt Ihrer Firma mit Interessenten und Ihren Kunden. Umso wichtiger ist es daher, die Erwartung der Anrufer zu erfüllen und Sie freundlich, kompetent und professionell zu empfangen und mit ihren Anliegen abzuholen. Das Erste, was der Anrufer hört, ist der Meldetext. Wie wichtig daher die richtige Formulierung ist, welche Stolpersteine Sie vermeiden sollten zeigen wir Ihnen nun:

Einen Meldetext für Ihr Unternehmen zu erstellen, hört sich im ersten Augenblick recht simpel an. Im besten Fall holt die Begrüßung den Anrufer ab und fungiert als Ihre Visitenkarte. Um diesen ersten Eindruck möglichst positiv zu gestalten, sollte man sich daher einige Punkte überlegen, die Ihnen und Ihrem Unternehmen wichtig erscheinen.
Egal ob ein klassisches „Guten Tag“ oder ein etwas lässigeres „Hallo“, meist ist die Begrüßung der Anfang des Meldetextes. Diese können Sie individuell auf Ihr Unternehmen anpassen. Natürlich sollte auch der Firmenname im Meldetext enthalten sein und alle nötigen Informationen beinhalten, damit der Anrufer sofort weiß, ob er die richtige Firma oder den richtigen Ansprechpartner erreicht hat. Schließlich bietet sich als Schlussformel die Frage an, was man für den Anrufer tun kann oder wie man ihm weiterhelfen könne. Dies signalisiert dem Anrufer nicht nur, dass er willkommen ist, sondern dass man sich hilfsbereit mit seinem Anliegen auseinandersetzt.

Achten Sie hierbei auf Dinge, die Ihnen selbstverständlich erscheinen. Wie wird der Firmenname ausgesprochen, ist er vielleicht fremdsprachig oder setzt sich auch deutschen und englischen Komponenten oder Silben zusammen? Falls dies nicht auf Anhieb oder eindeutig ersichtlich ist, bietet es sich an diese Informationen z.B. durch Lautschrift zu hinterlegen. Schließlich geht es noch schlicht und einfach, um die Länge und Praktibilität des Textes. Lesen Sie sich den Meldetext gerne einmal laut vor. Ist er zu lang oder enthält er zu viele Informationen, sodass der Anrufer gar nicht alles verarbeiten kann? Meist hat man selbst ein gutes Gespür dafür, wie viele Informationen nötig sind und wann es sowohl für den Anrufer als auch die Telefonisten schlichtweg zu viel ist.
Mit diesen wenigen Überlegungen im Vorfeld steht Ihrem perfekten Meldetext und dem guten ersten Eindruck nichts mehr im Wege.