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Wie funktioniert der TELiAS Sekretariatsservice?

Um den Sekretariatsservice in Anspruch zu nehmen, leiten Sie Ihren Telefonanschluss per Anrufweiterschaltung (AWS), in der Regel unbemerkt durch den Anrufer, auf Ihre persönliche TelePIN um.

Die freundlichen Sekretärinnen von TELiAS erkennen schon vor der Rufannahme Ihren Anruf und melden sich so direkt mit Ihrem Firmennamen. Wichtige Informationen werden am Bildschirm angezeigt, um Ihre Anrufer nach Ihren Vorgaben zu informieren.

Zu jedem geführten Gespräch erhalten Sie eine aussagekräftige Gesprächsnotiz, die Sie bequem über das Internet abrufen können. Wichtige Mitteilungen erhalten Sie entsprechend Ihren Einstellungen direkt per SMS oder E-Mail übermittelt.

Vermittelt TELiAS Anrufer auch weiter?

Ja, gerne verbinden wir Ihre eingehenden Anrufer nach Ihren Vorgaben an Sie weiter. (z. B. auf Ihre Handynummer oder eine andere Durchwahl). Bitte beachten Sie, dass das Verbinden auf Sonderrufnummer (019, 090 u. a.) nicht möglich ist.

Wie erfolgt die Zuordnung meiner Anrufe?

Durch unser leistungsstarkes Informationssystem NOTEX sehen unsere Mitarbeiter bereits beim ersten Klingeln alle Informationen zu Ihrem Unternehmen auf dem Bildschirm und können so Ihre Anrufe professionell entgegennehmen.

Sie sehen, wir sind jederzeit in der Lage Sie kompetent telefonisch zu vertreten.

Muss ich TELiAS informieren, wenn ich mein Telefon umleite?

Nein, hierzu besteht keine Notwendigkeit, da wir jederzeit auf Ihre Anrufe vorbereitet sind. Trotzdem sollten Sie vor jeder Aktivierung der Anrufweiterschaltung Ihren eingestellten Status prüfen und gegebenenfalls zusätzliche Informationen hinterlegen bzw. aktualisieren – um so besser kann Ihr persönlicher Assistent Sie telefonisch vertreten.

Was können die TELiAS Sekretärinnen meinen Anrufern ausrichten?

Sämtliche durch Sie autorisierte und hinterlegte Informationen stehen unseren Mitarbeitern während des Gespräches zur Verfügung. Insbesondere sind dies Ihre hinterlegten Stammdaten und Ihre Statusmeldung bei Abwesenheit.

Darüber hinaus können Sie individuelle Informationen  für weiterführende Auskünfte und Verfahrensweisen zu Ihren Anrufern hinterlegen. Hierzu zählen zum Beispiel aktuelle Infos und Nachrichten für spezielle Anrufer.

Bitte beachten Sie, dass unsere Mitarbeiter keine rechtsverbindlichen Geschäfte in Ihrem Namen abschließen können.

Kann ich das Passwort ändern?

Ja, die Änderung Ihres Passwortes ist möglich, nachdem Sie sich angemeldet haben. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, senden wir es Ihnen gerne  an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse zu.

Wie sieht es mit der Sicherheit meiner Unternehmensdaten bei TELiAS aus?

Sämtliche Daten werden von TELiAS unter höchsten Sicherheitsbedingungen verarbeitet und vertraulich behandelt. Nur die durch Sie hinterlegten und akkreditierten Informationen werden durch die TELiAS Mitarbeiter weitergegeben.

Wie werde ich über eingegangene Anrufe informiert?

Zu jedem geführten Gespräch erhalten Sie eine aussagekräftige Gesprächsnotiz, die wir Ihnen online zur Verfügung stellen. Wahlweise informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail und SMS.

Wann erfolgt die Benachrichtigung über neue Anrufe?

TELiAS stellt die Gesprächsnotiz umgehend im Servicepoint zur Verfügung. Außerdem erhalten Sie in Abhängigkeit Ihrer Einstellungen eine E-Mail- und/ oder SMS-Benachrichtigung. Optional kann die Benachrichtigung auch als Multipart-SMS übertragen werden. Dadurch erhalten Sie den Inhalt der Gesprächsnotiz ungekürzt auf Ihr Handy.

Ist eine individuelle Benachrichtigung möglich?

Grundsätzlich erhalten Sie zu jedem Anruf eine Gesprächsnotiz. Eine individuelle Benachrichtigung, zum Beispiel in Abhängigkeit vom Anrufer, ist leider nicht möglich.

Wie leite ich meine Anrufe auf TELiAS um?

Um Anrufe auf Ihre persönliche TelePIN umzuleiten, nutzen Sie die Anrufweiterschaltung (AWS) Ihrer Telefonanlage bzw. Ihres Netzbetreibers, zum Beispiel der Deutschen Telekom AG.

Diese Funktion ist bei jedem Telefonanschluss (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich und wird in der Gebrauchsanleitung Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben. Meistens reicht ein einfacher Knopfdruck zur Aktivierung bzw. Deaktivierung aus. Bei Problemen steht Ihnen unser technischer Support gerne für Fragen zur Verfügung.

Kann ich mehrere Telefonanschlüsse auf TELiAS umleiten?

Ja, allerdings nur mit dem gleichen Meldetext und Status. Für die Einrichtung eines weiteren Meldetextes, zum Beispiel für eine zweite Firma ist ein neuer Account nötig.

Was kostet die Anrufweiterschaltung?

Für die Weiterleitung der Anrufe von Ihrem Anschluss zum Telefon-Sekretariat fallen nur die üblichen Telefongebühren in das deutsche Festnetz an. Die genauen Kosten erfahren Sie von Ihrem Netzbetreiber, der Ihnen diese Verbindung auch berechnet.

Nutzen Sie einen Flat-Tarif, dann entstehen für die Anrufweiterschaltung keine Kosten!

Erfolgt die Anrufweiterschaltung unbemerkt durch den Anrufer?

In der Regel merkt der Anrufer nicht, dass er weitergeleitet wurde. Alle Gespräche werden mit einem individuellen Wunsch-Meldetext durch unsere Mitarbeiter entgegengenommen.

Was geschieht bei Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten?

Außerhalb der Sekretariatszeiten werden Ihre Anrufe durch das TELiAS Voice-System automatisch auf die Sekretariatszeiten hingewiesen. Der konkrete Text der Ansage lautet:

„Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider rufen Sie außerhalb der Geschäftszeiten an. Sie erreichen uns werktags in der Zeit von sieben bis neunzehn Uhr. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und freuen uns auf Ihren erneuten Anruf. Auf Wiederhören.“

Was kostet mich der TELiAS Sekretariatservice?

Im Basic-Tarif steht Ihnen der TELiAS Sekretariatservice jederzeit ohne monatliche Fixkosten zur Verfügung. Es fallen lediglich Gebühren für die tatsächlich erbrachten Leistungen an. Eine genaue Übersicht der TELiAS Tarife finden Sie hier.

Sämtliche erbrachten Leistungen weisen wir in unserer Abrechnung einzeln und vollständig aus, so dass Sie immer alles nachvollziehen können.

Wie erfolgt die Abrechnung?

Die Abrechnung der TELiAS Leistungen erfolgt nach den tatsächlich erbrachten Leistungen wahlweise per Lastschrift oder Kreditkarte (VISA, Mastercard, American Express).

An welchen Feiertagen steht der Sekretariatsservice nicht zur Verfügung?

Was sind eigentlich Servicerufnummern?

Servicerufnummern sind virtuelle Rufnummern, die keinem physischen Telefonanschluss direkt zugeordnet werden können.